Ha már úgyis ez lesz az új normál, csináljuk jól.

A COVID-19 járvány az elmúlt hónapokban nem csak a piaci helyzetet szabta át, ezzel párhuzamosan egy már évek óta zajló folyamatot is katalizált: korábbi felmérések szerint 2015 és 2018 között 173%-kal nőtt az otthonról dolgozók száma, és a munkavállalók 80%-a szeretné legalább részben, a hét pár napján az otthon kényelméből végezni a munkáját, a járványhelyzet viszont szinte minden munkáltatótól megkövetelte, hogy kialakítsák az otthoni munkavégzés gyakorlatát és ez alól a hazai kis- és középvállalatok sem mentesülnek.

4 tipp a távoli munkavégzéshez

Az átállás azonban nem is olyan egyszerű, és az online munkavégzés megannyi biztonsági kérdést is felvet.  Egy korábbi cikkünkben sorra vettük a leghasznosabb eszközöket, amik megkönnyítik az átállást – most pedig a leggyakrabban felmerült kihívásokat és azok lehetséges megoldásait szedtük össze.

1) Hozzáférés a megszokott munkakörnyezethez

A hatékony munkavégzéshez alapvető fontosságú, hogy munkatársaid hozzáférjenek munkahelyi adataikhoz és eszközeikhez. Szerencsére manapság a legtöbb modern üzleti szoftver felhőalapú, tehát bárhonnan könnyen elérhető. Fontos feladat azonban egy központi felhőtárhely felállítása, hogy mindenki folytathassa a munkát az eddig használt táblázatokkal, jelentésekkel, prezentációkkal, és egyéb fájlokkal.

A szupergyors internetelérésen kívül ehhez szükség van a hozzáférés technikai feltételeinek biztosítására is. Egy halom úgynevezett IAM (Identity and Access Management) eszköz van a piacon, amik segítik a jogosultságok kezelését és a hozzáférés-vezérlést. Az olyan technológiák pedig, mint a Single Sign-On (SSO), vagyis az egyszeri bejelentkezés segítenek kényelmessé tenni a csapattagok számára a közös fájlok elérését.

2) Első a biztonság

“Békeidőben” is fontos, de a tömeges online munkavégzés korában elengedhetetlen, hogy minden munkavállaló számítógépét erős tűzfal és egy megfelelő antivírus-szoftver védje. Ezen felül kulcsfontosságú, hogy a csapatod tagjai folyamatosan telepítsék a legújabb frissítéseket, amik gyakran biztonsági javításokat is tartalmaznak!

Javasolt továbbá, hogy gyakran készítsenek biztonsági mentéseket a számítógépükön tárolt fontos munkahelyi adatokról. A központi felhőtárhely biztonságos eléréséhez pedig hasznos lehet a VPN, vagyis a titkosított virtuális magánhálózat-megoldások használata. A biztonság kedvéért pedig, ha csak tehetik, munkatársaid ne nyilvános wifi-hálózatokra csatlakozva kezdjék meg a munkát!

3) Jelszókezelés és 2FA

E-mail, chat, felhőtárhely, és egy rakás munkahelyi szoftver – ki tud ennyi jelszót megjegyezni? Felmérések szerint az átlagos munkavállaló nem: 2019-ben a leggyakrabban használt jelszó a fantáziadús ‘12345’ volt. És a második legnépszerűbb? Természetesen az ‘123456’… Ezen segíthet egy jelszókezelő szoftver használata, így csak egy jelszót kell megjegyezni, a többit titkosítva tárolja egy ilyen okos kis eszköz. Ezen kívül pedig manapság már elvárható a többfaktoros hitelesítés (two-factor authentication, 2FA) bekapcsolása, ami a modernebb üzleti szoftverek többségében már elérhető.

4) “Hardveres” adatvédelem

A teljesen online munkavégzés sokaknak új terep, és olykor a legegyértelműbbnek tűnő dolgokon is el tudunk csúszni, ezért érdemes ezekről is megemlékezni. A képernyő megosztásánál legyünk óvatosak, hogy ne legyenek megnyitva olyan ablakaink, amik másra nem tartozó adatokat tartalmaznak! Sokan eszküsznek emellett a webkamera-takaró csúszkák használatára is: így munkatársaid biztosak lehetnek benne, hogy csak akkor mutatja őket a laptopjuk kamerája, amikor már ők is készen állnak rá.